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網絡化:出版信息管理的必由之路

網絡化:出版信息管理的必由之路
【 作 者 】何皓
【作者簡介】何皓 作者單位:武漢大學出版社
【 正 文 】
一、出版信息管理——出版工作的基礎
出版信息是出版工作有關信息的總稱,它是出版行為的客觀表征。從這個意義上講
,只要存在著出版活動,哪怕是最基本、最具體的生產經營活動,就必然伴生出相關的
出版信息。由此看來,出版信息實在是太廣泛、太龐雜了。盡管我們無意于追求事無巨
細的信息管理策略,但認識到出版信息的這一特征,對于正確理解出版信息管理的完整
內涵則是有益的。
隨著出版事業的發展,出版工作與出版信息的關系日益密切。如制定選題計劃,如
果沒有圖書市場需求信息,沒有作者的有關信息,甚至沒有同行出版情況信息,就會無
所適從。這僅僅是人所盡知的一個方面。事實上,出版工作對出版信息的依賴是全方位
的,出版信息關系出版活動的全過程,成為出版社經營管理的手段。面對浩瀚的出版信
息,其管理被突出地提高到一個前所未有的高度。只有對出版信息進行科學的管理,廣
泛收集,賦之以便捷查詢利用的形式,才能有效地加以使用。
出版信息無處不在,無時不有,給信息管理帶來莫大的難度,為便于對出版信息有
一個明晰的認識,我們可選取某種標準,劃分出其主要種類。依照信息的直觀內容形式
,它包括選題及作者信息、原稿和成型圖書特征信息、印制信息、銷售信息、市場信息
、宣傳信息、管理信息、過程動態信息、財務信息等。其中每一部分都代表著一簇同類
信息的集合。另外一種劃分出版信息的方法是根據出版社內部分工情況,以信息的直接
使用者來進行粗線條的歸類,如可分為編務信息、出版信息、發行信息、社務管理信息
、財務信息等。這種作法的好處是將信息的主要使用者和管理者結合在一起。它實際上
已成為信息管理網絡設計的基本思路。
出版信息經歷了手工管理階段、計算機管理階段,目前正處在向網絡化管理的過渡
時期。
計算機網絡是計算機技術與現代通訊技術相結合的產物,它通過數字通信線路將若
干單獨的計算機和外部設備相互連接,從而實現計算機之間的相互通信,軟、硬件資源
共享。出版信息管理網絡化開辟了出版信息管理的新紀元。出版信息網絡不同于“國際
互聯網絡”(INTERNET),也不同于“中國教育和科研計算機網”(CERNET)或者“中國公
用互聯網”(CHINANET)等廣域計算機網絡,它是一種局域網絡,用于出版社內部信息資
源管理。眾所周知,出版社各個部門之間是相互關聯的,有物的流動,更多的是信息的
流動,各自為政的計算機信息管理顯然無法勝任現代化生產管理的要求。只有實現網絡
化,才能從根本上解決信息交流和利用障礙問題。換言之,網絡化是出版信息管理的必
由之路。
二、出版信息網絡的構成及其信息內涵分析
構建出版信息網絡應以對信息資源的合理布局為前提,從出版社內部機構設置出發
規劃信息管理網絡結構。出版信息源于出版活動,出版社所屬各個分支部門既是相應信
息產生的源頭,又是相關信息的主要使用者和管理者。出版行為和出版信息的依存關系
,決定了出版管理網絡與出版信息網絡的重疊,兩者是不可分離的。
出版社一般有編輯、出版(含裝幀、校對)、發行、財務以及辦公室等部門,在社
長及其班子統一領導下,各部門相互聯系同時又有相對獨立的職能范圍。因此,應以這
些部門作為主干網點,組成出版信息管理網絡系統。出版信息網絡主要包括編務信息管
理網點、生產信息管理網點、發行信息管理網點、財務信息管理網點、社務信息管理網
點等。需要說明的是,這是一個基本的骨干網絡結構,根據情況不同,各出版社還可補
充其他特定部門的網點。這五大網點的信息內容主要是:
編務信息管理網點承擔對與編輯活動有關的編務信息管理工作。這些信息包括作者
信息、選題信息、出版合同信息、對外合作項目信息、發稿信息、稿酬發放信息、圖書
評獎信息、圖書宣傳信息、編輯勞動核算和付酬信息以及各種申報報表信息等。
生產信息管理網點主要是圍繞編輯部門發稿開始到完成圖書產品這一生產過程開展
信息管理的。該網點需要處理的信息有:封面裝幀及版式設計信息、校樣周轉信息、付
印安排信息、生產周期執行情況信息、樣書檢查驗收信息、版型管理信息、成本核算信
息、圖書承印廠信息、印制員工作量信息、材料購置及發放信息等。
發行信息管理網點需要處理的信息有客戶信息、市場需求信息、圖書銷售信息、銷
售款回收信息、備貨管理信息、發貨進度信息、圖書報廢信息以及門市銷售、郵購業務
信息等。
財務管理信息網點處理的信息量較大,涉及到財務管理、預決算規劃,還要負責各
部門與財務有關的資金運營情況,包括成本信息、帳務信息、工資信息、稅務信息以及
所有收、支款信息等。
社務信息管理網點主要有文件管理信息、員工檔案信息、固定資產添置和使用情況
信息、會議信息、資料室信息等。
作為一種局域計算機信息網絡,出版信息網絡的拓樸結構可分為星型、環型、分布
式總線型幾種類型。鑒于出版工作的特點,其中以分布總線型結構較為適宜。它采用分
散控制方法,不設中央控制結點,網絡中任何一個發送信息的傳送器都可以承擔網絡控
制功能。我國出版企業大多規模較小,需要處理的信息種類相對單一,信息量不是很大
,因此出版信息網絡多為由若干微機組成的小型網絡,其系統在局域網中屬低檔系統,
是一種較簡單、靈活的網絡。
三、出版信息網絡的特征及其強大功能
出版信息網絡最鮮明的特征在于充分實現了出版資源,尤其是出版信息資源的共享
。網絡中的每一臺計算機是一個工作站,它們各自獨立執行自己的應用程序。但網絡不
是計算機的簡單相加,它們的聯接使資源得以合理配置和共享。同時出版信息避免了相
同信息在多處重復著錄、輸入與存貯現象的發生,大大節省了信息存貯空間,減輕了工
作強度,提高了勞動效率。
一個網絡成員使用其他成員的信息就如同自己的數據庫一樣方便。若編輯需要了解
某書的銷售情況,他無須再去發行部門詢問;若他需要了解自己發出的稿子在各個環節
的運行情況時,只要在自己的計算機上便可一目了然。但網絡成員并非是可以對其他成
員的信息無所不能及的,對一些不能“共享”的信息,每個成員都可通過網絡限制其他
用戶的查詢,這是網絡具有的良好保密性的一面。
出版信息網絡還可方便地與外域聯網,這為出版業面向社會,走向世界創造了十分
有利的條件,這也是一種世界性的趨勢。可以說,建立各出版社自己的出版信息網絡是
迎接新世紀挑戰的一項基礎工程。


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